Stil krav til din CMS løsning
Hvilke krav og hvorfor ?
Mange danske virksomheder er begyndt at investere i Content Management Systemer (CMS) – en investering, som i mange tilfælde ofte bliver alt for dyr, fordi der enten ikke investeres i det rigtige system fra starten, eller virksomheden ikke har gjort sig klart hvad den helt konkret vil og hvilke ressourcer der skal afsættes når et CMS skal implementeres.
Når Content Management gøres rigtigt, griber det ofte ind i alle, eller dele af virksomhedens arbejdsgange, og netop her er det vigtigt at vælge det CMS der kan skalere efter virksomhedens behov fra den lette start til den avancerede fortsættelse.
Store forskelle
Der er så absolut stor forskel på de forskellige systemers styrker og svagheder, og hvordan de går i spænd med virksomhedens behov. Der er ofte forvirring blandt virksomhederne der investerer i CMS og med rette. Skal der vælges et CMS der leverer dynamisk eller statisk indhold ? Skal der være indbygget Workflow Management til styring af arbejdsgange ?
Virker det ordentligt overfor søgeværktøjer på Internet ? Kan det afvikles hos min eksisterende Internet udbyder, og kan jeg få en version hjem til virksomheden o.s.v. Mange spørgsmål presser sig på og er med til at give det meget konkurrenceprægede marked et broget billede.
Der er ingen tvivl om, at mange af virksomhedens ressourcer burde anvendes til at analysere behovet og lave en ”ordentlig” kravspecifikation for indkøbet af CMS for derigennem, at afdække virksomhedens processer og fremtidige/mulige strategi – derefter kan virksomheden se på indkøb af CMS der nu lettere kan matches op mod kravspecifikationen.
ODEUM Software ApS og vore certificerede partnere kender alle mange af de oftest stillede spørgsmål, og vil her forsøge med fælles erfaringer, at forklare hvad der menes med spørgsmålene og give eventuelle svar.
Som software producent har ODEUM Software ApS flere års erfaring med problematikkerne og stiller selv en række strenge krav til hvad der kræves af et professionelt standard Content Management System. ODEUM er designet og udviklet løbende siden 1998 i samarbejde med kunder og partnere således, at et relativt nuanceret billede at forskellige virksomheders krav er inkluderet i produktet og fremtidige muligheder for udvidelser.
Hvad skal man kræve af et Content Management System ?
Der kan være både gode og dårlige argumenter for at vælge et CMS til ens website eller Extranet/Intranet, men i længden er der flest gode grunde til at vælge et CMS, blot man orienterer sig grundigt og stiller sig selv spørgsmålet ”Hvad skal man kræve af et Content Management System ?”.
Svaret er nuanceret, og kan deles op i de tekniske/materielle argumenter, og de økonomisk/organisatoriske argumenter.
Tekniske og materielle faciliteter i det ”rigtige” CMS.
Et godt CMS er et modulopbygget system hvor en lang række forskellige moduler med forskellige funktioner danner et større eller mindre billede af hvad et CMS kan og kan komme til at gøre.
Da der hos mange virksomheder og organisationer over tid kan være tale om ret betragteligt mængder data til publicering samt spørgsmålet om integrationsmuligheder er det vigtigt at få afklaret i hvor høj grad teknikken bag CMS løsningen tillader at importere/eksportere/distribuere data i systemet, og i hvor høj grad CMS løsningen skalerer over tid.
Nok er der ofte tale om, at CMS er et standard system, men der er ikke så meget ensartet standard over de konkurrerende produkter, at man blot kan skifte fra det ene til det andet på en uge. Hvis valget fra starten faldt på det forkerte system, og ens CMS ikke kan følge med den voldsomt stigende mængde af data der bliver publiceret af virksomheden står man med et stort problem. Websiten bliver unødigt langsomt (lange svartider) eller går helt ned, og det burde kunne undgås hvis man har afdækket alle krav til et CMS gennem en kravspecifikation og opfyldelse af disse krav.
Økonomisk og organisatoriske emner i det ”rigtige” CMS.
Ud over de tekniske krav til dit CMS er der en række argumenter for og i mod et CMS.
Ofte anvendte argumenter for at vælge et CMS:
Typiske problemer når man skal vælge CMS:
-
Tiden som kan presse køber til ikke at være grundig nok
-
Manglende kravspecifikation
-
Man lokkes af ”billige” løsninger
-
Referencelisten som ikke er objektiv
-
Manglende kompetence i virksomheden
Gode råd før du beslutter dig:
-
Læg en strategi for projektet før, under og efter implementeringen
-
Få evt. hjælp af en ekstern konsulent der kender virksomheden samt CMS markedet
-
Hold en stram tidsplan for implementeringen
-
Vær visionær og vurder hvilke funktioner der i fremtiden skal kunne fungere sammen med dit CMS
-
Hvad koster det at opdatere ?
-
Undersøg i hvor stor udstrækning der skal bruges HTML koder.
-
Få et kursus og tilstrækkelig support med i prisen (timepriser/dagspriser)
-
Lad andre udføre det som du ikke magter (du vil alligevel komme til at betale!!)
-
Tro ikke på at Ingeniøren i din virksomheden, som laver hjemmesider for venner og familier godt kan løfte opgaven.
-
Du skal have en printvenlig udgave.
-
Få hele organisationen med- før, under og efter valget af CMS.
Virksomhedens udfordringer ved CMS:
-
Hvilke afdelinger skal have adgang?
-
Hvis kommunikationen ikke fungerer i virksomheden kan dette ses på websitet?
-
Jura ved direkte indskrivning på CMS systemet. Hvem hæfter for det skrevne (regler = begrænsninger)
-
Svært at få implementeret fælles mål og standarder for materialet.
-
Uklar profil = ingen succes
-
Inkompetence: Dårligt indhold og manglende kvalitet på websitet.
Stil krav til dit Content Management System – det gør vi!
Alt i alt er det vigtigt at du som kunde stiller krav, og ikke stiller dig tilfreds med smarte brochurer og salgs gas, men foretager en grundig vurdering – en aktivt analyse og får vurderet egne behov for du kaster dine penge efter det første og bedste Content Management System.
ODEUM Software ApS og vore partnere har i al den tid ODEUM har været på markedet fokuseret på hele tiden at kunne overholde egne samt kunder og samarbejdspartneres strenge krav til et fleksibelt Content Management System. Vi siger ikke vi har den eneste løsning – vi mener vi har den rigtige!
| 
